Fanø Kran-Service

En effektiv it-løsning, der kombinerer vagtplanlægning og HR-opgaver

Fanø Kran-Service A/S har domicil i Esbjerg, hvorfra de servicerer kraner hos kunder primært i energisektoren. Virksomheden vedligeholder teknisk udstyr ombord på offshoreanlæg, og udfører servicearbejde på alle typer af platforme inden for energisektoren og på skibe i hele verden.


Administration af medarbejdernes certifikater er en vigtig opgave

Virksomheden løser opgaver for kunder som kræver specialuddannede serviceteknikere med en lang række certifikater og kompetencer. Hver medarbejder har op imod 40 certifikater, og disse bliver jævnligt fornyet. Certifikaterne er obligatoriske i forhold til at må udføre opgaverne, og Fanø Kran-Service har dermed brug for at kunne sende certifikatpakker for hver enkelt servicetekniker ud til kunden.

Udgangspunktet

Tidligere var alle arbejdsgange i forbindelse med håndtering af medarbejderes certifikater manuelle. Fanø Kran-Service er vokset betydeligt de senere år, samtidig med at certifikatkravene fra kunderne er eskaleret.

Der var behov for et godt overblik over certifikater og kompetencer – dels i forhold til struktureret medarbejderudvikling, dels for at lette det administrative arbejde, og dels i salgsøjemed, hvor der ofte er behov for at sende CV’er med kompetenceoversigt til kunderne.

Ydermere kunne det eksisterende planlægningssystem ikke anvende medarbejdernes kompetencer som kvalifikationer for en vagt, ligesom systemet ikke kunne håndtere Fanø Kran-Services øgede stab. Fanø Kran-Service besluttede derfor at undersøge muligheden for et løsning, der omfattede både HR- og planlægningsdelen.

HR-afdelingen stod for vedligehold og fornyelse af certifikater, og der var et stort behov for at finde en løsning, der kunne kombinere vagtplanlægning med HR-opgaver.

Løsningen

Sammen med Xafirs konsulenter fandt planlæggeren og HR-afdelingen hos Fanø Kran-Service frem til en løsning som består af planlægningssystemet Plan A (fra ProInfo) og Sympa HR. Serviceteknikernes certifikater og fravær registreres og vedligeholdes i Sympa HR. Planlægningen af opgaverne sker i Plan A, hvor planlæggeren nu har overblik over hvilke teknikere, der er til rådighed for en opgave, og om han har de nødvendige certifikater. Når en tekniker er booket til en opgave, genererer planlæggeren med nogle få klik certifikatpakken til kunden, og får den sendt afsted per e-mail. Opgaverne kan desuden godkendes eller afvises elektronisk af den enkelte medarbejder.

Sympa HR løsningen indeholder, ud over overblik over certifikater - som er en specialløsning -, også mere gængs support af HR-processer som f.eks. rekruttering, stamdata, fraværsregistrering, MUS, afrapportering, etc.

Resultatet

Løsningen har gjort en stor forskel for administrationen. HR-chef Bettina Frederiksen nævner, at kvaliteten i medarbejdernes udvikling og dokumentation af kompetencer er steget. Også certifikathåndtering og udarbejdelse af CV’er er blevet nemmere:

”Vi har fået en mulighed for at kvalificere vores planlægningsarbejde – vi er mindre afhængige af folks hukommelser, vi kan dokumentere læring og bevidstgøre læring hos teknikerne i højere grad end før. Vi har fået struktur og samling på både planlægning, kompetencer og HR-opgaver. Og det er blevet meget lettere at håndtere og udsende certifikatpakkerne, nu hvor vi har fået samlet en lang række excel-ark i ét system”, siger Bettina Frederiksen og fortsætter: ”Vi sparer tid, fordi der nu er færre steder, hvor vi skal vedligeholde certifikatpakkerne - og så er det blevet nemmere at planlægge opgaverne og udnytte medarbejdernes rådighedstid og kompetencer på bedst mulige måde…”.

 

Også selve implementeringsprocessen har Fanø Kran-Service været tilfreds med. Bettina Frederiksen forklarer:

”Udgangspunktet var at finde ét samlet system der kunne løse begge opgaver. Vi havde et stort behov for at få effektiviseret vores arbejdsgange – især håndteringen af medarbejdercertifikater – og samtidigt havde vi brug for et HR-system. Vi undersøgte selvfølgelig de muligheder der var på markedet. Ofte var løsningerne for dyre, eller ikke i stand til at løse kompleksiteten i planlægning og HR-opgaver sammen.

Xafirs/ProInfos løsning var den der kom tættest på inden for en økonomisk overkommelig ramme, og vi har fået opfyldt en lang række af vores ønsker.

Vi har et godt samarbejde med Xafir og deres professionelle og ærlige tilgang var medvirkende til, at det blev dem vi valgte, hvilket vi ikke har fortrudt. Også i supporten efterfølgende har de fortsat deres høje serviceniveau."